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El packing list es un documento obligatorio a la hora de enviar un paquete, puesto que facilita el reconocimiento de los paquetes durante las aduanas. Por otra parte, también sirve como comprobante en la llegada en los almacenes y en los posibles casos de daños, pedidos incorrectos o pérdidas.
¿Qué es el Packing List?
El packing list se asemeja a un inventario detallado que registra los artículos que serán importados o exportados, proporcionando información crucial como la cantidad, peso y dimensiones de cada elemento. Su presentación es obligatoria en el despacho de aduana, siendo necesario acompañarlo de la factura comercial y demás documentación de transporte. La gestión del packing list se lleva a cabo en el Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este documento es obligatorio, puesto que facilita el reconocimiento de los paquetes durante las aduanas. Por otra parte, también sirve como comprobante en la llegada en los almacenes y en los posibles casos de daños, pedidos incorrectos o pérdidas.
¿Para qué sirve lista de empaque?
Una lista de carga correcta se traduce en un servicio de paqueteria sin problemas ni demoras. Cuando la información no es precisa, los datos deben ser verificados, lo que supone un tiempo extra para las empresas de correos. Por ello, antes de realizar los envios, debemos comprobar bien todos los datos incluidos en las etiquetas adhesivas de las cajas de cartón.
Este documento desempeña diversas funciones esenciales:
- Simplifica las labores de reconocimiento e inspección de las mercancías en la aduana. El packing list permite a los responsables identificar rápidamente el contenido de cada bulto o caja, agilizando el proceso y evitando posibles bloqueos en aduanas.
- Facilita la detección de productos no permitidos en el país de destino. Al verificar los productos en la lista de empaque, los agentes aduaneros pueden identificar con mayor facilidad aquellos artículos cuya importación o exportación está prohibida.
- Contribuye al almacenamiento eficiente de la mercancía una vez que ha llegado a su destino. La revisión del listado facilita la gestión en el almacenaje, asegurando un proceso más ordenado y controlado.
- Es un requisito indispensable para obtener el bill of lading, un documento crucial para realizar envíos por mar y aire, consolidando su importancia en el ámbito logístico y de transporte.
¿Qué debe contener un Packing List?
Tal y como se ha comentado anteriormente, es un documento que contiene información relevante del envío. Ahora que ya sabes qué es el packing list, vamos a proceder a explicarte más detalladamente qué debe contener este documento.
Principalmente, este documento puede dividirse en dos partes, la primera debe contener la siguiente información:
- Indicar la factura correspondiente
- Datos completos del remitente (así como, su nombre, razón social, además del CIF o DNI, en el caso de ser una empresa o un particular y por último una firma o sello).
- Por otra parte, los datos que ayuden también a identificar al receptor.
- La fecha de la realización del pedido y del envío.
Mientras tanto, en la segunda parte, no pueden faltar los siguientes ítems para la realización del packing list:
- Descripción detallada del contenido de cada paquete.
- Descripción del paquete incluyendo el peso bruto y neto. Así como su volumen y cantidad de bultos.
Tipos de Packing List
- Una lista para exportación incluye el contacto del exportador y el receptor, los datos de los lotes y las descripciones de los tipos de embalaje. Por ejemplo: 1000 llaves inglesas en 200 cajas en 20 palés y 2000 embalajes de polipropileno de 70 Kg cada uno.
- Sin embargo, para los envios internacionales, como por ejemplo una mudanza, el remitente y el receptor son el mismo y por tanto el último dato se omite. Además, los envíos domésticos no tienen factura comercial (exportación e importación) y no necesitan añadir ciertos valores requeridos por las aduanas.
¿Cómo se debe proteger mercancía?
¿Dónde se debe colocar información?
La documentación del packing list debe ir en un sobre porta-documentos (llamado también packing list adhesivo). Hay que tener especial cuidado sobre dónde colocarlo, puesto que si se coloca en las esquinas o en los cierres, puede perderse debido al amontonamiento y rozamiento con otros paquetes durante el envío.
En el caso de que la factura impresa no llegue al destinatario, siempre puede enviarla por correo electrónico. En cajadecarton.es, por ejemplo, enviamos la factura por correo electrónico cuando la empresa de transporte nos indica que el pedido ya ha sido entregado.
Resaltamos que el packing list no es la etiqueta con la dirección de envío, por lo que ésta también tiene que figurar en el paquete a transportar.
¿Cómo aprovechar al máximo el Sobre Porta-Documentos del Packing List?
En los sobres porta-documentos se pone principalmente el packing list. El paquete es el único contacto físico que existe entre la empresa y el consumidor final. Por lo que el packing list es recogido y guardado por los consumidores.
Así pues, puedes aumentar las comunicaciones con tu cliente a través del sobre porta-documentos. En éste puedes poner flyers o folletos informativos para dar a conocer los nuevos productos o las promociones activas.
O simplemente puedes añadir un flyer agradeciendo la compra realizada y por confiar en vuestra marca. Otra de les estrategias que puedes implementar es añadir un cupón descuento para la próxima compra. De esta forma, conseguirás fidelizar al cliente y asegurarte una repetición de compra. Aquí te dejamos un ejemplo de una promoción de Cajadecarton.es.
Esperamos que ahora ya sepas qué es el packing list. Nos vemos en otro artículo y ¡Muchas gracias por leernos!